Vad skall du kräva av ditt dokumenthanteringssystem?
Det finns flera saker du ska tänka på och ställa som krav när du är ute på jakt efter ett system för dokumenthantering. Många av de mer avancerade systemen kan bli krångliga att använda och kräver mer utbildning, medan de enkla ibland kan sakna funktioner som ni behöver. Se verkligen till att du väljer system med omsorg. En god idé är att få riktigt testa systemet för att se hur det fungerar i praktiken. Dokumenthanteringssystemen fungerar olika bra beroende på vilka behov ni har och i vilken bransch ni verkar. Att hitta ett system som är perfekt kan vara svårt och att skräddarsy till perfektion är inte helt enkelt alla gånger det heller. Det viktigaste att tänka på är att det verkligen ska passa de medarbetare som arbetar med de olika dokumenten. Ett bra system sparar er massor av tid, och gör att ni mycket effektivt kan hålla koll på era dokument och att de är korrekt arkiverade och att de snabbt går att spåra och söka upp.
Ha gärna som krav att det system ni väljer fungerar som mobil applikation. Detta eftersom dagens arbetsplatser blir allt mer mobila och att dokumenten då behöver vara tillgängliga var man än är. Att kunna arbeta i dokumenten via sin mobil bidrar till mer flexibilitet och sparar många gånger tid.
Andra råd från oss på BusinessWith är att välja ett system för dokumenthantering som verkligen känns enkelt att använda, kan indexera automatiskt samt går att utöka om behov finns i framtiden. Tänk utifrån medarbetarens perspektiv – det är aldrig någon idé att implementera ett nytt system som ingen förstår sig på eller använder. Förankra ert inköp av det nya systemet hos slutanvändarna. Kräv av er leverantör att de kan utbilda vid behov, och bistå er med utbildningsmaterial som exempelvis e-learning eller videor.
Jämför och välj dokumenthanteringssystem hos BusinessWith, eller hör av dig till oss om du behöver ytterligare hjälp och vägledning.